Informativa privacy contrattuale

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Smart Energy S.r.l., in qualità di Titolare del Trattamento dei dati, ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali – GDPR n. 679/2016, informa sul trattamento dei dati personali e garantisce la sicurezza, la riservatezza e la protezione dei dati personali di cui è in possesso, in qualsiasi fase del processo di trattamento degli stessi.

Titolare del Trattamento

Titolare del trattamento è la società Smart Energy S.r.l. CF. e P. IVA 12826060019, con sede legale in c.so Re Umberto, 9 bis – 10121 – Torino e sede operativa in p.zza Maestri del Lavoro d’Italia, 51 – 10093 – Collegno (TO).

Responsabile della protezione dei dati / Data Protection Officer (DPO)

Smart Energy ha nominato il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) o Data Protection Officer (DPO), soggetto indipendente e imparziale a tutela dei dati personali detenuti dall’azienda.

Contatti

Per contattare il Titolare del Trattamento e il DPO: Indirizzo: p.zza Maestri del Lavoro d’Italia, 51 – 10093 – Collegno (TO). E-mail: privacy@smartenergy.to.

Categoria di interessati

Ai fini della presente informativa si ritengono dati personali quelli relativi alle persone fisiche intese come soggetti che operano in nome proprio oppure in nome e per conto delle imprese clienti, professionisti, ditte individuali e potenziali clienti.

Fonte dei dati

I dati personali sono stati raccolti da dipendenti, ed agenti di Smart Energy in occasione di:
• Contatti telefonici;
• Contatti ottenuti da agenti;
• Richieste di offerte pervenute via telefono, e-mail o altro mezzo;
• Sottoscrizione del contratto di fornitura;
• Trasmissioni, transazioni ed informazioni che vengono ricevute durante il periodo di fornitura/contrattuale.

Finalità e base giuridica dei trattamenti

I dati personali sono trattati per le finalità connesse alla presa di contatto e al rapporto contrattuale di fornitura di prodotti e servizi in essere, o in corso di negoziato, nonché per ottemperare agli adempimenti ed agli obblighi amministrativi, doganali, di legge o fiscali, inerenti ai servizi e/o prodotti acquistati. In aggiunta, i predetti dati sono utilizzati per compiere tutte le attività a queste strumentali e accessorie e comunque necessarie al perseguimento delle finalità dette (la registrazione, l’archiviazione dei dati, la consultazione etc.). Più in particolare, i dati di cui sopra, saranno trattati da Smart Energy per le seguenti finalità e basi giuridiche:
1. Presa di contatto, formalizzazione e successiva gestione del contratto di fornitura, anche attraverso soggetti terzi, e gestione delle relative fatture. Ivi compresa la gestione della contabilità, l’amministrazione, i flussi finanziari e la tesoreria. Per l’esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali Art. 6 1) b) GDPR.
2. Controllare la qualità dei dati raccolti in sede di sottoscrizione, dei servizi erogati per l’esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali Art. 6 1) b) GDPR.
3. Verificare il livello di gradimento e la qualità dei dati raccolti tramite chiamate registrate – Sulla base del suo consenso Art. 6 1) a) GDPR.
4. Controllare la solvibilità del potenziale cliente e dell’eventuale intestatario che si farà carico del pagamento delle fatture per conto dell’intestatario del contratto. Per l’esecuzione di un obbligo legale Art. 6 1) c) GDPR.
5. Fornire l’assistenza richiesta dal cliente tramite l’help desk su tematiche relative al contratto, come la pianificazione degli interventi, l’evasione degli ordini e il controllo delle forniture e delle relative fatture. Per l’esecuzione di misure contrattuali Art. 6 1) b) GDPR.
6. Gestire gli adempimenti di natura contabile, civilistica, fiscale, doganale, previsti da leggi, regolamenti, norme e direttive comunitarie ed extracomunitarie. Per l’esecuzione di un obbligo legale Art. 6 1) c) GDPR.
7. Prevenire possibili frodi, insolvenze o inadempienze attraverso il controllo delle informazioni in nostro possesso. Sulla base del legittimo interesse del Titolare Art. 6 1) f) GDPR.
8. Prevenire e gestire possibili reclami, contenziosi, effettuare recupero del credito, operare cessione del credito e adire le vie legali a tutela della società. Sulla base del legittimo interesse del Titolare Art. 6 1) f) GDPR.
9. Assicurare il buon funzionamento e la sicurezza delle applicazioni digitali a supporto del contratto. Sulla base del legittimo interesse del Titolare Art. 6 1) f) GDPR.
10. Rispondere a specifiche richieste del cliente con l’invio del materiale tecnico e/o informativo e di aggiornamento relativo ai servizi acquistati e ad altre comunicazioni. Sulla base del legittimo interesse del Titolare Art. 6 1) f) GDPR.
11. Inviare ai clienti, tramite strumenti digitali, informazioni e comunicazioni concernenti lo sviluppo dei servizi proposti, le novità e le altre opportunità tecniche e commerciali da parte di Smart Energy. Sulla base del suo consenso Art. 6 1) a) GDPR.
12. Comunicare i dati di contatto a società del Gruppo operanti nello stesso settore di attività e nell’organizzazione di eventi, per finalità di marketing. Sulla base del suo consenso Art. 6 1) a) GDPR.

Durata del trattamento e conservazione dei dati

I suoi dati personali saranno conservati per il solo tempo necessario al conseguimento delle finalità del trattamento sopra indicate, nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità. In particolare, i suoi dati personali saranno conservati fintanto che sussista il rapporto contrattuale con Smart Energy ed in ogni caso per obblighi di natura contabile e fiscale 10 anni dal momento della conclusione del rapporto negoziale/contrattuale, fatta salva l’eventuale conservazione degli stessi per un periodo ulteriore laddove necessaria ai fini della gestione di azioni giudiziali in corso e all’adempimento di specifici obblighi di legge. I dati conferiti per finalità di cui ai punti 10 e 11, saranno conservati per un periodo di 24 mesi a partire dalla sottoscrizione del consenso, salvo revoca di esso.

Consenso

Ai sensi dell’Art. 6 del Regolamento n. 679/2016, il conferimento del consenso è necessario per le finalità dei trattamenti 3, 11 e 12 sopra citati. Il consenso è libero, specifico e facoltativo per ogni finalità sopra menzionata e si trova in calce al frontespizio del contratto di fornitura. Lei potrà liberamente accettare o negare il consenso senza pregiudicare il perfezionamento del contratto.

Revoca del consenso

Ai sensi dell’art. 7, comma 3, del GDPR, Lei ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, senza motivazione. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Per revocare il consenso è invitata a seguire le modalità indicate nel paragrafo “Modalità di esercizio dei diritti”.

Modalità del trattamento

I trattamenti dei dati potranno essere effettuati sia con mezzi cartacei, sia manualmente, sia con mezzi e strumenti informatici, presso la sede di Smart Energy o presso le sedi di altri soggetti formalmente autorizzati al trattamento. Le suddette modalità sono svolte in modo da garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati trattati, con l’adozione di misure di sicurezza adeguate ai sensi dell’Art. 32 GDPR.

Soggetti che effettuano il trattamento

Dipendenti, collaboratori interni o esterni autorizzati sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, società esterne incaricate al trattamento da parte del titolare. Pertanto, essi hanno diritto a conoscere e trattare i dati raccolti, nei limiti delle loro prestazioni ed in conformità alle istruzioni impartite da Smart Energy e dalla legge.

Ambito di comunicazione dei dati

Il trattamento è svolto direttamente dall’organizzazione del Titolare tramite soggetti opportunamente designati e istruiti, che agiranno in veste di incaricati, nonché da imprese esterne che svolgono servizi di varia natura per conto di Smart Energy, per quanto strettamente necessario. A titolo esemplificativo e non esaustivo:
• Consulenti, professionisti, agenzie commerciali ed intermediari;
• Banche, istituti di credito e Poste italiane;
• Soggetti dell’amministrazione pubblica e finanziaria;
• Società di consulenza e manutenzione informatica;
• Società appartenenti allo stesso gruppo societario;
• Studi legali per il contenzioso e il recupero del credito;
• Altri eventuali fornitori di beni e servizi;
• Autorità pubblica e forze dell’ordine in caso di loro richiesta legittima di accesso ai dati.
L’elenco dei soggetti o delle categorie dei soggetti a cui i dati potranno essere comunicati è disponibile inoltrando richiesta all’indirizzo privacy@smartenergy.to.

Ambito di diffusione dei dati

I dati personali trattati non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati.
Trasferimento dei dati. Nell’ambito delle finalità sopra indicate, i dati personali sono trattati sul territorio italiano. Per quanto riguarda alcune delle attività informatiche, Smart Energy si avvale di società specializzate con sede anche all’estero. In caso di trasferimento di dati verso Paesi non appartenenti all’Unione Europea, il trattamento avverrà sulla base di adeguate garanzie.

Diritti dell’Interessato

Lei potrà in qualsiasi momento esercitare nei confronti del Titolare i diritti previsti dagli Artt. 15 e seguenti del Regolamento, tra cui:
• Il diritto di accesso ai dati personali che la riguardano.
• Il diritto di revocare, in qualsiasi momento, il consenso da Lei prestato in relazione alle finalità del trattamento.
• Il diritto di ottenere la rettifica, la cancellazione, la portabilità dei dati personali o la limitazione e l’opposizione al trattamento.
Inoltre, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante ex Art. 77 GDPR o ricorso dinnanzi all’Autorità giudiziaria.

Modalità di esercizio dei diritti

Nell’eventualità Lei voglia esercitare uno o più suddetti diritti, oppure voglia ricevere ulteriori chiarimenti in merito al trattamento dei Suoi dati personali, potrà scrivere al Titolare del trattamento all’indirizzo e-mail: privacy@smartenergy.to oppure all’indirizzo postale p.zza Maestri del Lavoro d’Italia, 51 – 10093 – Collegno (TO), specificando l’oggetto della sua richiesta e il diritto che intende esercitare.